Términos y Condiciones de uso y responsabilidad

Versión 1.1 · vigente desde el 12 de noviembre de 2026

1. Partes, objeto y aceptación

Estos Términos y Condiciones constituyen un acuerdo entre Misael Obando Lopez, identificado con NIT/C.C. 1118821535 (en adelante, «el Titular»), y la entidad, operador o persona que contrata el servicio, identificada con su razón social o nombre, su NIT (con dígito de verificación) y su representante legal en el registro y en la constancia de aceptación (en adelante, «el Cliente»). Regulan el uso del Centro de Control RUB (en adelante, «el Aplicativo»): el programa de escritorio para Windows y Mac, el panel en línea, el sitio centrorub.com y sus servicios relacionados.

La aceptación la realiza el representante legal del Cliente o una persona con facultades suficientes para obligarlo, quien declara bajo su responsabilidad que tiene esas facultades y que los datos de identificación del Cliente son verdaderos. Esos datos (razón social, NIT, representante legal y nombre, cédula y cargo de quien acepta), junto con la fecha, la hora y la dirección IP, quedan en la constancia de aceptación, que forma parte de este acuerdo. La aceptación electrónica tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

Las personas que usan las cuentas del Cliente (en adelante, «los Usuarios») actúan en su nombre y por su cuenta. El Cliente responde por todos sus Usuarios, debe darles a conocer estos Términos, en especial la cláusula 4, y cada Usuario también los acepta al ingresar. Cuando en estos Términos se habla del Usuario y su entidad, se entiende que las obligaciones son también del Cliente.

Si no está de acuerdo con estos Términos, el Cliente y sus Usuarios no deben usar el Aplicativo.

2. Definiciones

Cliente: la entidad, operador o persona identificada con NIT que contrata el servicio y acepta estos Términos por medio de su representante legal o apoderado. Usuario: cada persona que usa una cuenta del Cliente.

Cuéntame / RUB: sistemas de información del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) en los que los operadores registran beneficiarios, atenciones, entregas, asistencia, seguimiento nutricional y demás información de los programas.

Automatización o bot: función del Aplicativo que, a partir de la información que entrega el Usuario, diligencia formularios y ejecuta acciones en Cuéntame u otros sistemas en su nombre.

Cuenta: usuario y contraseña del Centro de Control RUB. Credenciales ICBF: usuario y contraseña del Cliente o de sus Usuarios en los sistemas del ICBF.

3. Naturaleza del servicio

El Aplicativo es una herramienta de apoyo para facilitar tareas repetitivas de registro, consulta, conciliación, supervisión y gestión financiera. No es un software del ICBF, no está afiliado, patrocinado ni avalado por el ICBF ni por ninguna entidad pública, y no reemplaza los procedimientos, lineamientos ni las obligaciones contractuales que el Usuario o su entidad tienen frente al ICBF.

El Aplicativo no decide por el Usuario: ejecuta las instrucciones y los datos que el Usuario le entrega. Las decisiones sobre qué se registra, cuándo y cómo, son siempre del Usuario.

4. Supervisión humana obligatoria de los procesos en Cuéntame

Todo proceso que el Aplicativo ejecute en Cuéntame o en cualquier sistema del ICBF debe ser supervisado siempre, de principio a fin, por una persona capacitada y autorizada por la entidad operadora. Esta obligación no admite excepciones y aplica también a las tareas programadas, a los procesos en varias ventanas y a los lanzados desde Telegram o desde el celular.

En particular, el Usuario se obliga a: (a) antes de iniciar, verificar que el archivo, el contrato, la unidad de servicio, el mes y el tipo de proceso sean los correctos; (b) durante la ejecución, mantenerse atento al avance y detener el proceso de inmediato ante cualquier error, mensaje inesperado o comportamiento anormal; (c) al terminar, revisar los resultados y confirmar directamente en Cuéntame que la información quedó registrada correctamente, corrigiendo lo que haga falta; y (d) no dejar procesos en marcha sin una persona responsable de su seguimiento.

Cuando una tarea se programe para ejecutarse sola, el Usuario debe designar a una persona que revise sus resultados en la misma jornada. Una tarea programada no reemplaza la supervisión.

El Usuario reconoce que las automatizaciones pueden fallar o registrar información de forma incompleta o distinta a la esperada, entre otras causas, por cambios en las pantallas o reglas de Cuéntame, fallas de conexión, lentitud de los sistemas del ICBF, errores en los datos de origen o interrupciones del equipo. Los resultados mostrados por el Aplicativo son informativos y no reemplazan la verificación en Cuéntame.

5. Responsabilidad sobre la información

El Usuario y su entidad son los únicos responsables de la veracidad, exactitud, integridad, oportunidad y legalidad de la información que cargan al Aplicativo y de todos los registros que se realicen en Cuéntame con sus credenciales, se hayan hecho a mano o mediante automatización.

Está prohibido usar el Aplicativo para registrar información falsa o inexacta, beneficiarios inexistentes, atenciones, entregas o asistencias que no ocurrieron, o para alterar información en contra de los lineamientos del ICBF. Cualquier corrección, glosa, descuento, requerimiento o sanción del ICBF o de otra autoridad derivada de la información registrada corresponde exclusivamente al Usuario y a su entidad.

6. Credenciales, cuenta y código de instalación

El Usuario declara que está autorizado por su entidad para usar las credenciales ICBF que configure en el Aplicativo y para que se usen de forma automatizada, y que hacerlo no contraría las políticas que le apliquen. El Usuario debe cumplir las políticas de uso y seguridad de los sistemas del ICBF.

La cuenta, la contraseña y el código de instalación son personales e intransferibles. El Usuario es responsable de su custodia y de toda actividad realizada con ellos, y debe informar de inmediato al correo [email protected] cualquier uso no autorizado. Compartir la cuenta o usar un código de instalación en un equipo distinto al autorizado puede dar lugar a la suspensión del servicio.

7. Usos prohibidos

Además de lo indicado en la cláusula 5, el Usuario no podrá: usar el Aplicativo en contratos o con información para los que no esté autorizado; descompilar, copiar, modificar o hacer ingeniería inversa del Aplicativo; eludir licencias, códigos de instalación o controles de acceso; revender o ceder el servicio a terceros; ni usarlo para sobrecargar, atacar o afectar el funcionamiento de los sistemas del ICBF o de terceros.

8. Protección de datos personales

La información de beneficiarios que el Usuario trata en el Aplicativo incluye datos personales de niños, niñas, adolescentes, gestantes y familias, que gozan de protección reforzada (Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y artículo 44 de la Constitución). Respecto de esos datos, la entidad operadora es la Responsable del tratamiento y el Titular actúa únicamente como Encargado, tratándolos solo para prestar el servicio, con medidas de seguridad razonables (acceso con usuario y contraseña, cifrado de las comunicaciones, copias de seguridad y control de equipos autorizados), sin venderlos ni compartirlos con terceros salvo obligación legal.

El Usuario garantiza que su entidad cuenta con las autorizaciones y bases legales necesarias para tratar esos datos y que solo cargará la información necesaria para su labor.

Los datos de la cuenta y del Cliente (nombre, razón social, NIT, representante legal, correo, celular y registros de acceso y aceptación) se usan para administrar el servicio, la facturación, el soporte y la seguridad. El Titular de esos datos puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y revocar la autorización escribiendo a [email protected].

9. Disponibilidad del servicio

El Titular procurará que el servicio esté disponible, pero no garantiza un funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores. El servicio depende de terceros como los sistemas del ICBF, los proveedores de internet, Cloudflare y Wompi, y puede suspenderse por mantenimientos, actualizaciones o causas ajenas al Titular. Los cambios que el ICBF haga en Cuéntame pueden afectar temporalmente las automatizaciones mientras se ajustan.

10. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, el Titular no será responsable por daños o perjuicios derivados de: (a) la falta de supervisión humana exigida en la cláusula 4; (b) información errónea, incompleta o no autorizada entregada por el Usuario; (c) el uso indebido del Aplicativo o de las credenciales; (d) glosas, descuentos, sanciones, multas o incumplimientos contractuales frente al ICBF u otras autoridades; (e) fallas, cambios o indisponibilidad de los sistemas del ICBF o de otros terceros; ni (f) lucro cesante o daños indirectos.

En cualquier caso, la responsabilidad total del Titular frente al Usuario se limita al valor efectivamente pagado por el Usuario durante el último período de servicio. Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave del Titular, ni restringen los derechos irrenunciables del consumidor.

11. Planes, pagos y renovación

El acceso se otorga por el período del plan pagado (prepago). No hay renovación ni cobro automático: al vencer el período, el acceso se suspende hasta que se realice un nuevo pago. Los pagos en línea se procesan a través de Wompi (Bancolombia); el Titular no conoce ni almacena los datos de tarjetas o cuentas bancarias.

El Usuario puede ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la compra, en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, salvo cuando el servicio ya haya empezado a usarse con su consentimiento. Las solicitudes de retracto, reversión o reclamos se atienden en [email protected].

12. Suspensión y terminación

El Titular podrá suspender o terminar la cuenta, y revocar los equipos autorizados, cuando el Usuario incumpla estos Términos, haga un uso que ponga en riesgo la seguridad del servicio o de los datos, o por orden de autoridad competente. El Usuario puede dejar de usar el servicio en cualquier momento.

Los datos de la cuenta se conservan mientras esta exista y hasta noventa (90) días después de su terminación, salvo que la ley exija conservarlos por más tiempo o que el Usuario solicite antes su supresión.

13. Propiedad intelectual

El Aplicativo, su código, diseño, marcas y contenidos son de propiedad del Titular o de sus licenciantes. El pago del plan otorga una licencia de uso personal, limitada, no exclusiva e intransferible por el período contratado. La información del Usuario sigue siendo del Usuario y de su entidad.

14. Cambios a estos Términos

El Titular puede actualizar estos Términos. Cuando lo haga, la nueva versión se publicará en centrorub.com/terminos y se pedirá aceptarla de nuevo al ingresar; si el Usuario no la acepta, no podrá seguir usando el servicio.

15. Ley aplicable y contacto

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se intentará resolver de manera directa; de no lograrse, se acudirá a los jueces competentes de Riohacha, sin perjuicio de los derechos del Usuario como consumidor ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Contacto: [email protected].